日照交通發(fā)展投資運營有限公司
文書檔案管理辦法（試行）
第一章 總則
第一條 為使公司文書檔案管理規(guī)范化制度化、科學化，充分發(fā)揮文書檔案的利用價值，根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局令第10號和國家檔案局企業(yè)檔案工作規(guī)范（DA/T42—2009）等相關規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的文書檔案是指公司在經營管理活動中形成的具有查考利用價值的文件材料。
第三條 文書檔案是公司檔案的重要組成部分，應堅持集中管理、集中保管、方便利用、統(tǒng)一銷毀的原則，確保檔案完整、準確、安全。
第二章 組織職責
第四條 公司綜合部是公司文書檔案的主管部門，負責指導各公司開展文書檔案管理工作，同時負責公司文書檔案的具體管理，是公司文書檔案的集中管理部門。各公司綜合管理部門是該單位文書檔案的集中管理部門，負責指導本公司內部各級部門開展文書檔案管理工作，同時負責本公司文書檔案的具體管理。
第五條 各子公司、工程分公司、公司各部室作為文書檔案的生成部門，應指定專人負責文書檔案管理工作，并接受檔案主管部門和歸口管理部門的指導和培訓。
第六條 按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，公司文書檔案由公司綜合部指定專人進行集中統(tǒng)一管理，各公司文書檔案由該公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理確保檔案完整、準確、安全、保密和有效利用。
第三章 范圍與期限
第七條 文書檔案的歸檔范圍：
（一）公司制發(fā)的公文（含發(fā)文稿簽）；
（二）公司收文及系統(tǒng)外收文；
（三）其它重要文件材料，包括重要會議材料、重大合同和協(xié)議等。
第八條 公司文書檔案歸檔范圍：
（一）反映公司主要職責活動和基本歷史面貌的文件材料；
（二）公司需要貫徹執(zhí)行的上級單位、同級單位的文件；下級單位報送的重要文件材料；
（三）公司投資入股的，反映其基本面貌和經營狀況的重要文件材料；
（四）其它對公司工作具有查考價值的文件材料。
第九條 凡屬公司歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定移交綜合部，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第十條 因工作需要成立的領導小組所形成的文件材料，由領導小組下設的領導小組綜合部整理后移交綜合部歸檔。
第十一條 文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期分為30年和10年兩檔。
（一）反映公司重要業(yè)務經營與管理活動和基本歷史面貌、具有長遠利用價值的文件材料，應永久保管。主要包括：
1.公司制定的法規(guī)政策性文件材料；
2.公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
3.公司職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
4.公司關于重要問題的請示與上級單位的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
5.公司機構演變、人事任免等文件材料；
6.公司房屋買賣、重要合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；
7.上級單位制發(fā)的屬于公司主管業(yè)務的重要文件材料；
8.同級、下級關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本公司的復函、批復等文件材料。
（二）反映公司一般業(yè)務經營與管理活動，在一定時期內具有查考利用價值的文件材料，應定期保管。主要包括：
1.公司職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
2.公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性業(yè)務文件材料；
3.公司人事管理工作中形成的一般性文件材料；
4.公司一般性事務管理文件材料；
5.公司關于一般性問題的請示與上級單位的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
6.上級單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務的一般性文件材料；
7.上級和同級單位制發(fā)的非公司主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
8.同級、下級單位關于一般性業(yè)務問題的來函請示與本行的復函、批復等文件材料；
9.下級行報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題等文件材料。
（三）文書檔案保管期限應按照《日照交通發(fā)展投資運營有限公司文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》劃分具體的保管年限。凡未列入該表又確需列入檔案保管的材料，由該單位檔案歸口管理部門根據具體情況確定保管期限。
第十二條 保管期限從文書檔案歸檔年度次年的1月1日開始計算。
第十三條 文書檔案的保管期限由各單位檔案歸口部門確定。難以判定保管期限的，按照宜長不宜短的原則確定。
第四章 立卷歸檔
第十四條 立卷歸檔是指對歸檔范圍內的文件材料進行收集、整理、鑒定、歸檔的過程。其基本原則：
（一）公司發(fā)文、收文均需歸檔。
（二）收文（公司外來文）及其它材料一律由該檔案歸口管理部門歸檔。
（三）按年歸檔，區(qū)別對待。即一般應按文件材料生成的年度歸檔?？缒甓鹊奈募牧蠎暡煌闆r分別處理：跨年度的總結放在總結期的最后一年歸檔；跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔；跨年度的案件材料放在結案年歸檔；文號年度與文件年度不一致的，放在文號年度歸檔。
（四）交叉材料，文書優(yōu)先。即文件材料與其它門類檔案有交叉的，應本著文書檔案優(yōu)先的原則，將文件原件歸入文書檔案。
第十五條 歸檔要求
（一）實物歸檔
1.公司發(fā)文一律輸出紙質形式，實行實物歸檔。
2.需保存30年以上的系統(tǒng)外收文，以及以實物形式運轉的密級文件等，應歸檔原文件。
3.電子簽報需要保存30年以上的應輸出紙質形式歸檔。
（二）電子歸檔
1.在OA系統(tǒng)上運轉的公司收發(fā)文、簽報應同時作電子歸檔。
2.系統(tǒng)外來文以電子形式在OA系統(tǒng)上運轉的，除原文件按規(guī)定歸檔外，應同時作電子歸檔。
第五章 歸檔文件的整理
第十六條 歸檔文件的整理是將所有應歸檔文件材料以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。
第十七條 實物文件歸檔整理
（一）基本職責
1.公司發(fā)文由歸口管理部門打印裝訂，在文件上加蓋公章后，和發(fā)文稿簽一并整理歸檔；簽報由歸口管理部門打印、整理、歸檔。
2.系統(tǒng)外收文，采取實物文件流轉的，由歸口管理部門收集歸檔；采取電子形式流轉的需保管30年以上的，由歸口管理部門打印文件處理單與原實物文件或打印出的文件一并歸檔。
3.其它文件如有歸檔必要，由文件的主辦部門交歸口管理部門整理歸檔。
（二）具體操作
需歸檔的文件材料一般應提供原件。文件材料以“件”為單位歸檔。
1.審核質量。對文件的完整性進行查點，對破損張頁進行修裱；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；對過大的張頁進行折疊。
質量要求：文件齊全完整無破損，字跡圖表清晰；書寫符合檔案要求。對已破損的文件應予以修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
2.整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
3.整理排序。每件按照發(fā)文稿簽—正本—附件—底稿—附屬材料順序排列。文件正本與定稿為一件，定稿過厚不宜與正本裝訂在一起的也可單獨作為一件；重要文件需保留不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等）的，可將正本與歷次稿本各為一件；正文與發(fā)文處理單、文件處理單、簽批單等應作為一件；計算機及其網絡環(huán)境中形成的文件、無底稿的，若打印出的底稿上無重要字跡、領導批示的，底稿不存檔的，應將發(fā)文處理單與正文一起作為一件；正文與附件應為一件，如附件數量較多或者太厚不宜與正文一起裝訂的也可各為一件；原件與復制件應為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文應為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件。同一問題的來文與復函（包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等）應集中為一件，也可以先后排列在一起分別作為一件；會議記錄應為每次會議作為一件。
第十八條 電子文件歸檔整理。收發(fā)文由歸口管理部門通過OA系統(tǒng)自動歸檔。
第十九條 裝訂
（一）歸檔文件應按件裝訂，裝訂材料應符合檔案保護要求。
（二）裝訂時正本在前，定稿在后（如有辦文說明，說明應附在正本之后，定稿之前）；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后。
（三）方式與用材的選擇：歸檔文件可根據件內文件的厚薄采用適宜的的方式進行裝訂，件內文件較厚的，可打孔裝訂；件內文件較薄的，可用不銹鋼釘裝訂，裝訂時采用左、下側對齊，并以文件的左側為裝訂邊，已成冊不易拆釘的可維持原樣。
第二十條 分類
歸檔文件的分類均按年度——機構——保管期限的方法進行分類。
（一）按年度分類
將文件材料按其形成年度分類?？缒甓葧r，一般應以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準。對于計劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度處理案件形成的文件歸入結案年；跨年度辦理的文件歸入辦結年。幾份文件作為一件時，“件”的日期以裝訂時排在前面的文件落款日期為準。
（二）按機構分類
將文件按其形成或承辦機構分類，由某些機構承辦的歸檔文件，歸入該機構類，某項工作或會議由幾個機構承辦時，其產生的材料可選擇一個主要的承辦機構進行歸檔。公司文書檔案機構類別為黨務類、政務類、業(yè)務類、上級文四個類別，檔案較多的也可按照詳細機構進行細化分類。
（三）按保管期限分類
將文件按機構分類后，再按劃定的保管期限分類，同一事由形成的文件（成套會議材料、大型活動材料等）可按主要文件價值劃定期限。
第二十一條 排列和編號
（一）排列
歸檔文件應在分類的基礎上進行排列。按年度、機構、期限分別排列。由于特殊原因未及時歸檔的零散件，可將其排在同一年度、同一機構、同一期限的最后，并在備考表中加以說明。這種情況在實際工作中應盡量避免。
（二）編號
歸檔文件應按分類方案和排列順序逐件編號，在每份歸檔文件首頁上端空白處需加蓋歸檔章，并填寫相關內容，歸檔章應在文件歸檔時，由歸入人員集中統(tǒng)一加蓋并填寫。歸檔章采用紅色印泥，填寫歸檔章時應使用符合檔案保護要求的字跡材料。歸檔章上所列項目除館編件號外均應填寫齊全。內容包括：年度、機構、期限、件號。
（三）分類編號方法
歸檔文件按保管期限分為永久類、30年類、10年類；按每類文件形成的時間順序排序，分別編制檔號。檔號由“全宗號-目錄號-案卷號”組成。
全宗號：上級行檔案部門賦予的機構編號（可省略）。
目錄號：由“檔案類別碼+年度+檔案標識碼”組成。文書檔案類別碼為A；檔案標識碼：“1”為永久類，“2”為30年類，“3”為10年類。每一類檔案每年形成一個目錄號。
例：“A20161”表示文書檔案2016年永久類檔案目錄。
3.案卷號：同一目錄下歸檔文件的排列順序號。
（1）全宗號：檔案部門給立檔單位編制的代號。
（2）年度：文件形成年度以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2016。
（3）機構：作為分類方案類目的機構名稱或規(guī)范化簡稱。
（4）保管期限：標時歸檔文件保管期限的簡稱“永久、30年、10年”，或用代碼（例1、2、3“）標示?！?span>
（5）件號：文件排列順序號。
（6）張?zhí)?。按順序在右上角編注張?zhí)?，有連續(xù)頁碼的，可以借用，從中斷處連續(xù)編制，并將張數錄入檔案管理信息系統(tǒng)。
（四）確定保管期限
對照機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，確定保管期限。
（五）移交
按檔案管理部門規(guī)定的要求移交。移交時應填寫檔案移交單（附件2）一式兩份，經雙方簽字后，各執(zhí)一份。全部文件材料應于次年6月30日前移交完畢。
第二十二條 編目
（一）編制目錄。依據檔案分類方案和編件號順序編制歸檔文件目錄，所有歸檔案文件應逐件編目，歸檔文件目錄要素包括：件號、責任者、文號、標題、日期、頁數、備注。按目錄號編制打印歸檔文件目錄（附件3）和封面（附件4），并撰寫歸檔說明，內容包括：內設機構及行領導變動情況；文書歸檔情況，文書歸檔情況，包括分類方法、檔案數量、文件材料完整程度、存在的缺陷和問題等。
1.件號：本單位檔案室編件號。
2.責任者：形成歸檔單位、部門或個人，即文件的發(fā)文單位或署名者。填寫時，使用全稱或通用簡稱。
3.文號：歸檔文件的發(fā)文字號。
4.標題：歸檔文件標題。文件只有一個題名（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有標題或標題不規(guī)范的，自擬標題，外加“[]”號。文件內涉及本單位人員但題名中未能反映的，應將針對的本單位人員姓名加“（）”列于標題后面；文件的附件獨立性強，正題名不能反映附件內容時，附件題名可一并抄錄，外加“（）”標注。會議記錄應抄錄會議議題。介紹信存根每涉及一人就將人員如實抄錄作為一個標題。來文與復文一件的，應在題名欄標注“含來文”。
5.日期：以8位阿拉柏數字標注的歸檔文件日期。年月日，如20160101。
6.頁數：每件歸檔文件的總頁數（幾份材料作為一件時，為每份材料頁數的總計數）。文件中有圖文的頁面為一頁。
7.備注：填寫歸檔文件需說明的情況。
（二）歸檔文件目錄應專夾保存并編制封面。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構等項目。其中全宗名稱為“日照交通發(fā)展公司有限公司”。歸檔文件目錄可每年度分保管期限按機構序列保存，并按順序編上頁碼，在內頁前加目錄索引以方便檢索。
第二十三條 裝盒與排架
（一）裝盒。將歸檔文件按檔號順序排列裝盒。
1.歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，按照分類方法將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒內。
2.不同年度的文件不應裝入一盒。不同保管期限的文件不應裝入一盒內。
3.盒脊上應填寫文件形成年度、機構、保管期限、起止件號。其中：年度用阿拉伯數字；保管期限用永久、30年、10年；起止件號為“×-×××”。
4.填寫備考表
備考表放在盒內文件之后，要素包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
（1）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修復、補充、移出、銷毀等情況。
（2）整理人：負責整理本盒歸檔文件的責任部門有關人員姓名。
（3）檢查人；負責檢查本盒歸檔文件整理質量的責任部門負責人或檔案管理人員姓名。
（4）日期：歸檔文件整理完畢的日期，可以是該盒文件整理完畢的日期。
（二）排架。不同保管保管期限的檔案分別排架。按“年度——機構——保管期限”分類的，同一年度形成的同一機構的檔案，按保管期限依次上架。盒號按順序排列，根據從上到下、從左到右的原則上架。
第六章 利用和銷毀
第二十四條 文書檔案的調閱
（一）凡調閱文書檔案，必須辦理查閱手續(xù)。
（二）凡調閱公司文書檔案，需在OA填寫檔案查閱登記利用流程，經領導審核后到公司綜合部檔案管理員處調閱。凡借閱公司密級文書檔案，需同時填寫密級文件借閱審批表，經所在單位負責人、綜合部主任和分管領導簽字后方可調閱。檔案原件一般不得外借。
第二十五條 當年收發(fā)的電子文件，屬于發(fā)送范圍內的人員可直接在OA系統(tǒng)中查閱。往年的電子文件或不屬于發(fā)送范圍的人員需調閱，應至本單位檔案歸口管理部門履行借閱手續(xù)后方可調閱。應遵守以下規(guī)定：
（一）未經允許，任何人不得私自下載、收藏電子文件。
（二）未經允許，任何人不得將電子文件提供給非本行員工或上傳互聯(lián)網。
（三）未經允許，任何人不得將電子文件用于非公務事項。
（四）任何人不得篡改電子文件。
第二十六條 對保管期滿的檔案，應按照有關規(guī)定進行鑒定銷毀。對轉存過的電子備份的原光盤超過3年的，應按程序進行銷毀。
第七章 附則
第二十七條 檔案移交單及歸檔文件目錄、檔案鑒定意見、銷毀清冊及相關材料歸入本行全宗卷保管。
第二十八條 對違反本辦法，造成檔案失密、損毀、遺失等情況的，按照相關處理辦法給予處理。
第二十九條 本辦法由公司綜合部負責制定、解釋和修訂。
第三十條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
附件： 1.檔案查閱利用登記表
2.檔案交接文據
3.歸檔文件目錄
4.歸檔文件目錄封面格式
附件1
檔案查閱利用登記表
編號：
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查閱機關 |
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查檔人姓名 |
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聯(lián)系電話 |
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介紹信編號 |
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利用目的和查閱內容 |
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調卷情況 |
檔號 |
檔號 |
檔號 |
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部室負責人 審簽 |
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綜合部主任 審核意見 |
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分管領導審核意見 |
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主要領導審核意見 |
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是否歸還 |
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歸還時間 |
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年 月 日 經辦人：
附件2
檔案交接文據
全宗號：
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移出單位 名稱 |
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接收單位 名稱 |
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交接性質 |
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檔案所屬年度 |
年月至年月 |
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檔案類別 |
數量（卷/件、米） |
工具種類
參考 |
數量 |
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永久 |
長期 |
短期 |
長度 |
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合計 |
卷件 |
合計 |
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移出說明 |
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接收意見 |
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移出單位（印章） |
接收單位（印章） |
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領導人： 經辦人：
移出日期年月日 |
領導人： 經辦人：
接收日期年月日 |
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附件3
歸檔文件目錄
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目錄號 |
案卷號 |
歸檔號 |
文號 |
題名 |
文件 日期 |
密級 |
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說明：1.歸檔號：由子公司根據歸檔要求確定是否填寫。
2.文件日期：用8位阿拉伯數字標注。如：20160101。
附件4
歸檔文件目錄封面格式
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（立檔單位全稱）
歸檔文件目錄
全宗號： 年度： 保管期限： 目錄號： |
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